Gebruikers van Mailsuite zijn, als verwerkingsverantwoordelijke, verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van de ontvangers van de e-mails die via onze diensten worden verstuurd, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Dit omvat ook het beheren van de rechten van hun ontvangers met betrekking tot hun gegevens. Mailsuite, als verwerker, zet zich in om gebruikers te helpen bij deze verplichtingen.
1. Rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens
Om persoonsgegevens van ontvangers te verwerken (bijvoorbeeld trackinggegevens van e-mails), is een rechtsgrondslag vereist. De meest gebruikelijke rechtsgrondslag voor dit type verwerking is toestemming. Houd er in dit verband rekening mee dat Mailsuite een functie biedt waarmee gebruikers een e-mail met een 'verzoek om toestemming' naar ontvangers kunnen sturen om toestemming te vragen. Meer informatie over het versturen van verzoeken om toestemming.
De gebruikers van Mailsuite zijn, als verwerkingsverantwoordelijke, verantwoordelijk voor het beheren van de relevante rechtsgrondslag voor de verwerking van de gegevens van hun e-mailontvangers, indien van toepassing.
Houd er rekening mee dat toestemming niet de enige rechtsgrondslag is voor de verwerking van persoonsgegevens; er zijn ook andere grondslagen, zoals de uitvoering van een contractuele relatie, het nakomen van een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang. Daarnaast moet de gebruiker in de meeste gevallen de betrokkene informeren over de verwerking, maar dit moet door de gebruiker van Mailsuite per geval worden beoordeeld, met inachtneming van de specifieke kenmerken van de verwerking en de relatie met de ontvanger van de e-mail. Mailsuite is niet in staat om hierover een beoordeling te geven.
2. Bewijs van toestemming of rechtsgrondslag
Als verwerkingsverantwoordelijken onder de AVG moeten gebruikers bewijs bewaren van de relevante rechtsgrondslag voor de verwerking van de gegevens van hun ontvangers via onze diensten, zoals toestemming. Hiervoor biedt Mailsuite een functie waarmee gebruikers de rechtsgrondslag of toestemmingsstatus van elke ontvanger kunnen bijhouden en registreren, om zo te kunnen aantonen dat ze aan de vereisten van de AVG voldoen.
3. Recht om toestemming in te trekken
Volgens de AVG is het, als de rechtsgrondslag voor de gegevensverwerking toestemming is, de plicht van de gebruiker als verwerkingsverantwoordelijke om ontvangers op elk moment eenvoudig hun toestemming te kunnen laten intrekken. Mailsuite voegt automatisch een afmeldlink toe aan alle e-mails om de gebruiker te helpen deze plicht na te komen. Meer informatie over afmeldlinks.
4. Verwijdering van persoonsgegevens
Als verwerkingsverantwoordelijke onder de AVG moet de gebruiker verzoeken om gegevensverwijdering zonder onnodige vertraging afhandelen. Mailsuite biedt verschillende opties om de gebruiker te helpen bij het verwijderen van gegevens van ontvangers. Meer informatie over het verwijderen van gegevens van ontvangers.