In allen Plänen verfügbar. Free und Mailtrack: bis zu 5 getrackte PDFs. Mailsuite: unbegrenzt. Pläne ansehen
- So trackst du PDF-Dokumente
- Optionen für sicheres Teilen
- Signierbare PDFs erstellen
- So aktivierst/deaktivierst du PDF-Benachrichtigungen
- PDF Analytics
- Häufig gestellte Fragen zu PDF-Dokumenten
So trackst du PDF-Dokumente
1) Klicke in Gmail auf Schreiben, um eine neue E-Mail zu öffnen.
2) Klicke auf die Schaltfläche Mailtrack-Einstellungen (neben der Schaltfläche „Senden“) und wähle dann Dokument aus.
Oder klicke auf die Schaltfläche Dateien anhängen (die Büroklammer) und wähle Dokument hinzufügen aus.
3) Es öffnet sich ein Pop-up mit Optionen, um das Dokument zu konfigurieren. Du kannst:
- das PDF-Dokument hochladen, das du tracken möchtest
- den Namen ändern, der für den Link zum PDF-Anhang angezeigt wird, und den Linkstil auswählen (Link, Link mit Symbol, Schaltfläche)
- das PDF in ein vom Empfänger signierbares Dokument umwandeln (in diesem FAQ erfährst du, wie das geht)
- festlegen, ob der Empfänger das PDF herunterladen darf oder nicht
- festlegen, ob das Dokument ein Wasserzeichen „Vertraulich“ enthalten soll oder nicht
- ein Ablaufdatum und eine Ablaufzeit hinzufügen, damit der Empfänger zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch keinen Zugriff mehr auf das PDF hat (Hinweis: Ablaufdatum und -zeit richten sich nach der Zeitzone, die in deinem Mailsuite-Account eingestellt ist)
4) Das Dokument wird als Link im Text der E-Mail eingefügt.
5) Sende die E-Mail ab.
Du bekommst Desktop-Benachrichtigungen und E-Mail-Hinweise, sobald der Empfänger das PDF, das du gesendet hast, öffnet und/oder herunterlädt (sofern diese Benachrichtigungen in deinen Mailsuite-Einstellungen aktiviert sind).
Die Tracking-Informationen zu diesem Dokument siehst du auch in deinem Ordner „Gesendet“, wenn du mit der Maus über die grünen Häkchen fährst. Außerdem findest du sie in deinem Mailtrack-Dashboard.
Wenn du mehr darüber wissen möchtest, welche Tracking-Informationen du bekommst, wirf einen Blick in dieses FAQ.
Optionen für sicheres Teilen
Mailsuite bietet dir mehrere Möglichkeiten, PDF-Dokumente sicher zu versenden, zum Beispiel den Download zu erlauben oder zu sperren, ein Ablaufdatum für den Zugriff festzulegen und Wasserzeichen hinzuzufügen.
Mehr dazu findest du in diesem Artikel über sicheres Teilen von PDFs.
Signierbare PDFs erstellen
Mit Mailsuite kannst du ein normales PDF-Dokument ganz einfach in ein signierbares PDF umwandeln. So kann der Empfänger das Dokument schnell signieren und dir zurückschicken.
Mehr dazu findest du in diesem Artikel über das Erstellen signierbarer Dokumente.
So aktivierst/deaktivierst du PDF-Benachrichtigungen
Du kannst selbst entscheiden, ob du Desktop-Benachrichtigungen und E-Mail-Hinweise bekommst, wenn PDFs angesehen/heruntergeladen werden.
Diese Benachrichtigungen kannst du in deinen Mailtrack-Einstellungen aktivieren oder deaktivieren.
PDF Analytics
PDF Analytics zeigt dir, wie Personen mit deinen PDF-Dokumenten umgehen.
Du bekommst außerdem seitenweise Analytics für jede Person, der du Dokumente schickst. Mit diesen Daten erfährst du mehr darüber, wie sehr sich dein Publikum für die PDFs interessiert, und erkennst, welche PDF-Inhalte die Aufmerksamkeit halten und welche nicht.
PDF Analytics findest du in deinem Mailtrack-Dashboard, wenn du auf den Eintrag zu einer E-Mail klickst.
Mit PDF Analytics siehst du:
- Wann jemand ein PDF ansieht
- Wie lange das PDF angesehen wurde
- Wie viele Seiten angesehen wurden
- Welche Seitenzahlen genau angesehen wurden
- Den Prozentsatz des Dokuments, der insgesamt angesehen wurde
- Ob das PDF heruntergeladen wurde
Häufig gestellte Fragen zu PDF-Dokumenten
Kann ich Downloads mehrerer Dokumente in derselben E-Mail tracken?
Ja, du kannst die Downloads von mehr als einem Dokument pro E-Mail tracken. Du musst die Dokumente aber nacheinander zur E-Mail hinzufügen.
Welche Dateitypen kann ich tracken?
Aktuell sind nur PDF-Dateien erlaubt.
Kann Mailtrack mir sagen, ob ein PDF weitergeleitet wurde?
Mailtrack kann dir nicht sagen, ob ein PDF weitergeleitet wurde oder ob andere Personen als dein Empfänger darauf zugegriffen haben. Alle PDF-Aufrufe, die durch eine weitergeleitete E-Mail entstehen, werden dem ursprünglichen Empfänger der E-Mail zugeordnet.
Was passiert, wenn ich vom Mailsuite-Plan downgrade?
Wenn du den Mailsuite-Plan verlässt, gilt wieder das Limit von 5 Dokumenten und du verlierst den Zugriff auf deine Dokument-Tracking-Daten.
Deine getrackten Dokumente werden beim Downgrade sofort gelöscht.