Mail Merge: como usar com o Google Sheets

Como enviar um Mail Merge com as Campanhas do Mailsuite

As Campanhas do Mailsuite permitem-te personalizar emails em massa, para que cada destinatário sinta que a mensagem foi escrita só para ele. É muito útil para newsletters, campanhas de marketing ou qualquer situação em que precises de comunicar com muitas pessoas de uma vez, sem perder o toque pessoal. E o melhor? Podes gerir esta personalização diretamente no Google Sheets.

É assim que se faz:

1) Começa por escrever uma nova mensagem no Gmail. Quando a janela da mensagem abrir, clica na opção Campanha para começares a configurar o teu Mail Merge.

2) Clica em Importar destinatários.

3) Vai aparecer uma janela pop-up onde tens de escolher o separador "A partir do Google Sheets". Aqui podes selecionar a folha do Google que contém os dados dos teus contactos. Se não tiveres nenhuma pronta, o Mailsuite ajuda-te a criar uma nova.

4) No pop-up que aparece, seleciona o separador A partir do Google Sheets. Depois escolhe a folha do Google de onde queres importar os dados. Se não tiveres nenhuma folha do Google para importar, tens de criar uma com os dados dos teus contactos antes de avançares para os passos seguintes.

Confirma que a tua folha do Google cumpre estes requisitos:

• Cabeçalhos de coluna: a tua folha do Google tem de ter cabeçalhos de coluna. Um deles tem de se chamar "Email".
• Sem células em branco: garante que não há linhas nem colunas vazias entre os teus dados.
• Endereços de email completos: todas as células da coluna Email devem conter um endereço com o formato correto (por exemplo, john@example.com). O Mailsuite avisa-te se algum endereço não for válido.
• Adiciona uma coluna "Nome" para identificares os destinatários: se não incluíres uma coluna "Nome", só será usado o endereço de email. Atenção: o destinatário também vai ver o nome que colocares na coluna "Nome".
• Todos os dados só no primeiro separador: se a tua folha tiver vários separadores, o Mailsuite só importa os dados do primeiro.

Bons e maus exemplos de folhas do Google para importar

Aqui tens exemplos de uma boa e de uma má folha de cálculo do Google para importar contactos para a tua campanha.

<👍Bom exemplo>

<👎Mau exemplo>

Captura de ecrã

Se houver algum problema com os endereços de email, o Mailsuite indica-te quais as células que precisas de corrigir antes de poderes continuar.

5) Quando a tua folha do Google estiver pronta, clica em Importar dados para adicionares os contactos à tua campanha como destinatários.

Tem em conta que:

• Não podes adicionar nem eliminar destinatários manualmente depois de importares.
• As linhas extra que adicionares à folha do Google depois de a importares para o Gmail não serão incluídas na campanha atual.
• Só serão importados os dados das primeiras 26 colunas da folha.
• As variáveis novas que não existiam na tua folha do Google quando a importaste não serão incluídas na campanha atual.
• As alterações aos endereços de email da folha não se refletem, a menos que repitas a importação.

No campo Destinatários, o Mailsuite mostra um resumo como "X destinatários (de Folha de cálculo/Lista)". Podes clicar neste resumo para veres a folha de cálculo ou a lista que está a ser usada.

6) Clica em Adicionar campo e seleciona a coluna da tua folha do Google que queres usar para personalizar o email. Vai ser inserida uma etiqueta no ponto onde o conteúdo personalizado vai aparecer. Podes mudar a posição dessa etiqueta dentro do email, e até colocá-la no assunto.

Se na folha do Google não houver dados para um determinado campo, o Mailsuite deixa um espaço em branco ou insere um texto alternativo.

Também podes usar links como valores, o que te permite incluir links personalizados com tracking nos teus emails.

7) Quando o teu email estiver pronto, clica em Continuar para avançares para o passo seguinte. Se faltarem dados de alguns contactos, o Mailsuite avisa-te para que possas fazer ajustes. Além disso, podes incluir um link para cancelar a subscrição nos teus emails e configurar as definições de notificações da campanha. Antes de enviares a campanha, podes mandar um email de pré-visualização para ti, agendar quando queres que seja enviada ou enviá-la logo.

Notas importantes

• Ativar o Mail Merge: se for a primeira vez que usas o Mail Merge com o Google Sheets, o Mailsuite pode pedir-te para ativares a funcionalidade e para concederes permissões adicionais.
  
• Alterar os dados da tua folha do Google: se alterares os endereços de email ou outros dados da folha do Google, tens de começar do início e voltar a importar a folha para a tua Campanha do Mailsuite no Gmail.
  
• Acesso às listas: se marcares a opção 'Incluir documentos partilhados' no ecrã de importação de contactos, podes aceder às listas que outras pessoas partilharam contigo no Google Drive.

• Também podes importar contactos das listas de contactos do Mailsuite, selecionando 'A partir de listas' no ecrã de importação de contactos.
  

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