Oprócz wysyłania e-maili z trackingiem za pomocą Mailsuite, możesz również wysyłać dokumenty do podpisu. Niezależnie od tego, czy to formularz, umowa czy inny rodzaj dokumentu, możesz łatwo przekształcić każdy PDF w dokument do podpisania bezpośrednio ze swojej skrzynki Gmail. Proces jest prosty i szybki, zarówno dla Ciebie, jak i dla odbiorcy.
Jak wstawić dokument PDF z trackingiem do podpisania
Istnieją dwa sposoby wysłania dokumentu do podpisu i oba możesz wykonać bezpośrednio ze swojej skrzynki.
Za pomocą przycisku Napisz
1. W swojej skrzynce Gmail kliknij strzałkę obok przycisku Napisz.
2. Następnie kliknij Dokument PDF do podpisania
3. W wyskakującym oknie kliknij Wgraj PDF do podpisania
4. Wybierz dokument i kliknij Otwórz
5. Otworzy się okno tworzenia e-maila z wstawionym linkiem do podpisania dokumentu. Napisz e-mail jak zwykle, a gdy skończysz, kliknij Wyślij.
W oknie tworzenia e-maila
1. W Gmailu kliknij Napisz, aby utworzyć nowy e-mail.
2. Kliknij ikonę Ustawienia Mailsuite , a następnie kliknij Dokument do podpisania.
3. Kliknij Wgraj PDF do podpisania i wyszukaj w wyskakującym oknie plik PDF, który chcesz przesłać do podpisu. Po jego wybraniu kliknij Otwórz.
4. Do wersji roboczej e-maila zostanie dodany przycisk z napisem Kliknij tutaj, aby podpisać dokument. Umożliwi to odbiorcy uzyskanie dostępu do dokumentu i jego podpisanie.
Jak można podpisać PDF?
Gdy odbiorca otworzy PDF z trackingiem, u dołu ekranu zobaczy opcję podpisania dokumentu.
Jeśli kliknie Dodaj podpis, otworzy się okno, w którym będzie mógł narysować swój podpis i dodać go do dokumentu.
Po podpisaniu dokumentu PDF odbiorca może automatycznie odesłać go do Ciebie, klikając Tak, wyślij.
Odbiorca otrzyma również kopię podpisanego dokumentu PDF.
Co się dzieje, gdy podpisywalny PDF z trackingiem zostanie odesłany?
Gdy ktoś wyśle Ci podpisany PDF, otrzymasz powiadomienie e-mailem z linkiem do podpisanego dokumentu. Możesz kliknąć Zobacz podpisany PDF, aby wyświetlić podpisany dokument, albo Zobacz pełną historię trackingu e-maila, aby zobaczyć dane trackingu powiązane z tym e-mailem, w tym moment podpisania PDF-a.
W panelu Mailsuite podpisanie zostanie również odnotowane w aktywności trackingu tego e-maila, z którym wysłano podpisywalny PDF z trackingiem.
Status wszystkich dokumentów wysłanych do podpisu możesz sprawdzić na stronie Dokumenty w panelu Mailsuite.
Wybór między dostawą dokumentu dla jednego lub wielu sygnatariuszy
Podczas dodawania dokumentu do podpisania możesz teraz wybrać, jak chcesz otrzymywać podpisane dokumenty — pojedynczo, w miarę jak każdy sygnatariusz kończy swoją część, albo jako jeden dokument, gdy wszyscy już podpiszą.
Dwie opcje dostawy:
1. Jeden dokument z wszystkimi podpisami (tryb wielu sygnatariuszy – ustawienie domyślne)
-
- Otrzymasz jeden dokument zawierający podpisy wszystkich odbiorców.
- Ten dokument zostanie wysłany tylko wtedy, gdy wszyscy już podpiszą.
2. Jeden dokument na sygnatariusza (tryb jednego sygnatariusza)
- Otrzymasz osobny dokument dla każdego odbiorcy, zawierający tylko jego indywidualny podpis.
- Gdy dana osoba podpisze dokument, natychmiast otrzymasz jej podpisaną wersję.
Domyślnie wszyscy odbiorcy muszą podpisać dokument, aby uznać go za w pełni podpisany, a osoba wysyłająca prośbę otrzyma jedną ostateczną wersję z wszystkimi podpisami.
Jeśli chcesz otrzymywać poszczególne podpisane dokumenty w miarę, jak każda osoba podpisuje, zaznacz odpowiednie pole podczas wgrywania dokumentu do podpisania.
Najczęściej zadawane pytania
Czy do dokumentu PDF można dodać więcej niż jeden podpis?
Tak, do dokumentu PDF można dodać wiele podpisów, w wielu różnych miejscach.
Czy podpis można zmienić?
Tak, odbiorca może edytować podpis i/lub dodać nowy podpis, zanim odeśle podpisany dokument do nadawcy. Po zakończeniu procesu podpisywania przez sygnatariusza podpisu nie można już zmienić.
Czy PDF z trackingiem można podpisać na urządzeniu mobilnym?
Tak, dokumenty PDF z trackingiem można podpisać na urządzeniu mobilnym. Podpis możesz narysować palcem.
Jak dodać kolejne podpisy do PDF-a po pierwszym podpisie?
Musisz kliknąć podpis w lewym dolnym rogu ekranu i przeciągnąć go w miejsce, w którym chcesz go umieścić w dokumencie PDF.
Jaki jest maksymalny rozmiar PDF-a, który można podpisać?
Maksymalny rozmiar plików PDF to 10 MB.
Czy dokumenty podpisane za pomocą Mailsuite są prawnie wiążące i mają moc obowiązującą w celach zawodowych lub prawnych?
Tak, dokumenty podpisane za pomocą Mailsuite są prawnie wiążące i zgodne z głównymi regulacjami prawnymi, takimi jak ESIGN Act w Stanach Zjednoczonych i eIDAS w Unii Europejskiej, co sprawia, że są ważne zarówno w celach zawodowych, jak i prawnych. Mailsuite korzysta z zaawansowanego procesu podpisywania, który obejmuje zarówno podpis wizualny (podpis odręczny na PDF), jak i podpis cyfrowy wystawiany przez Mailsuite, co zapewnia dodatkową weryfikację i autentyczność.
Podpis cyfrowy zapewnia integralność dokumentu i potwierdza, że nie został on zmieniony po podpisaniu. Aby zobaczyć ten podpis cyfrowy i jego szczegóły, możesz skorzystać z narzędzi takich jak Adobe Acrobat Reader.
Podczas przeglądania szczegółów podpisu w Acrobat Reader pole oznaczone jako „Field” w panelu podpisu odpowiada kodowi widocznemu w polu „Private Document ID” w dzienniku audytu generowanym przez Mailsuite. Ten identyfikator pomaga zweryfikować autentyczność podpisanego dokumentu, porównując go z unikalnym identyfikatorem w dzienniku audytu.
Aby uzyskać więcej informacji, odwiedź nasz Przewodnik prawny dotyczący podpisu elektronicznego lub skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia.