Soms laat een tracking-rapport zien dat een link in je email bijna meteen na het versturen is "aangeklikt", dat alle ontvangers op exact hetzelfde moment op een link hebben geklikt als waarop de email werd geopend, of dat een email als geopend en aangeklikt staat terwijl de ontvanger alleen een afwezigheidsbericht of automatisch antwoord heeft gestuurd. Ook kan het zijn dat je meerdere opens ziet voor één email, terwijl de ontvanger hem maar één keer heeft bekeken. Meestal is dit geen storing van de tracking-service, maar een bekende beperking waar de hele email tracking-branche mee te maken heeft.
Mailtrack registreert opens met een piepkleine, onzichtbare tracking-pixel die aan je bericht wordt toegevoegd: zodra het emailprogramma van de ontvanger deze pixel downloadt, wordt een open geregistreerd. Bij links werkt het op een vergelijkbare manier: als iemand een link bezoekt, wordt een klik geregistreerd. In sommige gevallen worden deze gebeurtenissen echter niet door de ontvanger zelf veroorzaakt, maar automatisch door zijn of haar emailprogramma of beveiligingssoftware:
- Sommige emailservices, firewalls of antivirusprogramma's scannen binnenkomende emails automatisch: ze "klikken" op links of downloaden afbeeldingen om te controleren op phishing of virussen voordat het bericht in de inbox aankomt.
- Emailapps (zoals Superhuman) of CRM-systemen kunnen de inhoud van een email, inclusief afbeeldingen en links, automatisch vooraf laden zodra een bericht binnenkomt, ook als niemand het al heeft geopend of gelezen. Dit kan ook meerdere opens in je tracking-geschiedenis opleveren.
- Als de ontvanger een voorbeeldvenster gebruikt, kunnen de email en de afbeeldingen automatisch worden gedownload en getoond. Zo kunnen er ook meerdere opens worden geregistreerd zonder dat de ontvanger het bericht opnieuw opent.
- Sommige emailapps op mobiel laden de inhoud van emails vooraf of slaan die op in de cache tijdens het synchroniseren, wat ook opens kan activeren.
Daarom kun je een email als geopend en aangeklikt zien staan op precies het moment dat een ontvanger een afwezigheidsbericht terugstuurt: het systeem van de ontvanger heeft het bericht automatisch verwerkt zonder dat iemand het las.
Dit soort automatische activiteit gebeurt niet bij elke ontvanger of elke email. Merk je dat het constant gebeurt bij al je opens en links? Houd er dan rekening mee dat het kan komen door dit soort automatische beveiligingsscans of vooraf laden, en niet door echte activiteit van de ontvanger.