Beschikbaar in alle abonnementen. Free en Mailtrack: tot 5 getrackte PDF's. Mailsuite: onbeperkt. Zo werkt PDF-tracking. Bekijk de abonnementen
Er zijn allerlei redenen waarom je een pdf-bijlage naar iemand moet sturen, zoals het versturen van een voorstel naar een potentiële klant, een factuur naar een bestaande klant, nieuwsbrieven of aanbiedingen naar je e-maillijst, en meer. In al deze gevallen is het belangrijk om precies te weten hoe je publiek met je pdf omgaat, en daar komt de tracking van pdf-bijlagen van Mailsuite om de hoek kijken.
Mailsuite kan je een melding sturen wanneer iemand een e-mailbijlage opent die je hebt verstuurd. En dat is niet alles: je kunt ook zien hoe vaak ze je pdf-bijlage hebben geopend, of ze deze hebben gedownload, en hoeveel tijd ze op elke pagina hebben doorgebracht.
Zo verstuur je een getrackte pdf-bijlage met Mailsuite:
Stap 1: Voeg je pdf toe aan een nieuw bericht in Gmail
1. Open Gmail op je computer in een browser waarin Mailsuite is geïnstalleerd.
2. Klik linksboven op Opstellen.
3. Klik in de nieuwe e-mail op Mailsuite-instellingen, en vervolgens op Document.
Je kunt ook op het pictogram Bestand bijvoegen klikken en vervolgens op Document toevoegen.
4. Klik in het pop-upvenster op Bladeren om je bestand te selecteren en bij te voegen.
Daarnaast kun je de instellingen voor je document configureren. Denk hierbij aan:
- Een vervaldatum instellen waarna de ontvanger(s) geen toegang meer hebben tot je document
- Een downloadknop weergeven
- Een watermerk met “Vertrouwelijk” toevoegen
- Analyses per pagina inschakelen
- Je pdf-document ondertekenbaar maken voor de ontvangers
5. Zodra je de instellingen hebt geconfigureerd en het document hebt geselecteerd dat je wilt bijvoegen, kun je desgewenst de stijl van de link aanpassen. Dit omvat het wijzigen van de linktekst die in je e-mail verschijnt, en het kiezen van de weergave van de link: als tekstlink, link met pictogram of als knop.
6. Klik daarna op Link naar document invoegen. Hierdoor wordt een link naar je document in de hoofdtekst van je e-mail ingevoegd. Let op: het bestand moet als link worden verstuurd. Als je het bestand bijvoegt zonder de bovenstaande stappen te doorlopen, kan Mailsuite niet tracken wanneer het wordt geopend.
7. Maak je e-mail verder af en klik zoals gewoonlijk op Verzenden.
Hoe je kunt zien wanneer je pdf-bijlage is geopend
Nadat je je e-mail hebt verstuurd, zijn de trackinggegevens van zowel de e-mail zelf als je pdf-document beschikbaar in je Mailsuite Dashboard. Je kunt er ook voor kiezen om e-mailmeldingen te ontvangen wanneer je e-mail en/of je document worden geopend.
Ga in het Mailsuite Dashboard naar het tabblad E-mailtracking, en kijk in de kolom Activiteit voor een overzicht.
Je kunt vervolgens op de e-mail klikken om meer gedetailleerde trackinggegevens te bekijken, zoals wanneer de e-mail werd geopend, wanneer het document werd bekeken, of het werd gedownload, hoeveel tijd de ontvanger heeft besteed aan het lezen van het document, en analyses per pagina.
Mailsuite maakt het tracken van je pdf-bijlagen eenvoudig, efficiënt en nuttig. Door deze gegevens te gebruiken, zorg je ervoor dat ontvangers je documenten ontvangen en openen, en kun je effectiever met ze communiceren.
Als je bijvoorbeeld ziet dat ze de e-mail hebben ontvangen maar de bijlage na een paar dagen nog niet hebben geopend, kun je een follow-up e-mail sturen om ze eraan te herinneren dat je die hebt verstuurd. Of als ze je document meteen openen maar niet reageren op je e-mail, kun je contact opnemen om te vragen of ze nog vragen hebben over de inhoud van je pdf-bijlage.
Al met al is documenttracking een krachtige functie van Mailsuite die je essentiële trackinggegevens geeft om je bedrijf te verbeteren.