Uniquement disponible avec Mailtrack Advanced. Mettez à niveau ici pour débloquer cette fonctionnalité.- Comment suivre des documents PDF
- Options de partage sécurisé
- Créer des PDF signables
- Comment activer/désactiver les notifications des documents avancés
- Analyse des documents avancés
- Questions fréquentes sur les documents avancés
Comment suivre des documents PDF
1) Dans Gmail, cliquez sur Nouveau message pour ouvrir un nouvel email.
2) Cliquez sur le bouton Paramètres Mailtrack (à côté du bouton Envoyer), puis sélectionnez Document.
Ou cliquez sur le bouton Joindre des fichiers (le trombone) et sélectionnez Ajouter un document.
3) Une fenêtre contextuelle apparaîtra avec des options pour configurer le document. Vous pouvez :
- Importez le document PDF que vous souhaitez suivre
- Modifiez le nom du lien de la pièce jointe PDF et choisissez le style de lien (Lien, Lien avec icône, Bouton)
- Convertissez le PDF en document signable par le destinataire (cette FAQ explique comment faire)
- Décidez si le destinataire peut ou non télécharger le PDF
- Décidez si le document inclura ou non un filigrane Confidentiel
- Ajoutez une date et heure d'expiration pour supprimer automatiquement l'accès du destinataire au PDF à un moment donné (Remarque : la date et l'heure d'expiration sont basées sur le fuseau horaire configuré dans votre compte Mailsuite)
4) Le document sera ajouté sous forme de lien dans le corps de l'email.
5) Envoyez l'email.
Vous recevrez des notifications sur le bureau et des alertes par email vous indiquant quand le destinataire ouvre et/ou télécharge le PDF que vous avez envoyé (à condition que ces notifications aient été activées dans vos paramètres Mailsuite).
Vous pouvez également consulter ces informations de suivi du document dans votre dossier Envoyés en survolant les coches vertes avec votre souris. Elles sont également disponibles dans votre tableau de bord Mailtrack.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les informations de suivi fournies, consultez cette FAQ.
Options de partage sécurisé
Mailsuite propose plusieurs façons d'envoyer des documents PDF en toute sécurité, comme activer/désactiver l'accès au téléchargement, définir des dates d'expiration d'accès et ajouter des filigranes.
Pour en savoir plus, lisez cet article sur le partage sécurisé de PDF.
Créer des PDF signables
Vous pouvez facilement convertir un document PDF standard en PDF signable avec Mailsuite. Cela permet au destinataire de signer rapidement un document et de vous le renvoyer.
Pour en savoir plus, lisez cet article sur la création de documents signables.
Comment activer/désactiver les notifications des documents avancés
Vous pouvez choisir de recevoir à la fois des notifications sur le bureau et des alertes par email lorsque des PDF sont consultés/téléchargés.
Ces notifications peuvent être activées ou désactivées dans vos paramètres Mailtrack.
Analyse des documents avancés
PDF Analytics vous donne des informations sur la façon dont les gens interagissent avec vos documents PDF.
Vous pouvez également obtenir des statistiques page par page pour chaque personne à qui vous envoyez des documents. Grâce à ces données, vous pouvez en savoir plus sur l'engagement de votre audience avec les PDF et déterminer quel contenu PDF retient leur attention et lequel ne le retient pas.
Vous pouvez consulter PDF Analytics dans votre tableau de bord Mailtrack en cliquant sur l'entrée correspondant à un email.
Avec PDF Analytics, vous pouvez voir :
- Quand quelqu'un consulte un PDF
- Combien de temps il a consulté le PDF
- Combien de pages il a consultées
- Les numéros de pages spécifiques qu'il a consultées
- Le pourcentage du document consulté au total
- Si le PDF a été téléchargé
Questions fréquentes sur les documents avancés
Puis-je suivre les téléchargements de plusieurs documents dans le même email ?
Oui, vous pouvez suivre les téléchargements de plusieurs documents par email. Cependant, vous devez ajouter les documents à un email un par un.
Quels types de fichiers puis-je suivre ?
Seuls les fichiers PDF sont pris en charge pour le moment.
Mailtrack peut-il me dire si un PDF a été transféré ?
Mailtrack ne peut pas vous dire si un PDF a été transféré ou si des personnes autres que votre destinataire y ont accédé. Toutes les consultations de PDF générées par un email transféré seront attribuées au destinataire de l'email d'origine.
Que se passe-t-il si j'annule mon abonnement Advanced ?
Vous perdrez l'accès à vos données de suivi de documents si vous annulez un abonnement Advanced.
Cependant, si vous annulez votre abonnement Advanced, vos documents suivis resteront disponibles pendant un mois après l'annulation. Une fois ce mois écoulé, les documents seront supprimés de vos emails.