Além de enviar e-mails rastreados com o Mailsuite, você também pode enviar documentos para assinatura. Seja um formulário, um contrato ou outro tipo de documento, você pode converter facilmente qualquer PDF em um documento assinável diretamente na sua caixa de entrada do Gmail. O processo é simples e rápido tanto para você quanto para o destinatário.
Como inserir um documento PDF rastreado para assinatura
Há duas formas de enviar um documento para assinatura, e você pode fazer as duas dentro da sua caixa de entrada.
Usando o botão Escrever
1. Na sua caixa de entrada do Gmail, clique na seta ao lado do botão Escrever.
2. Depois clique em Documento PDF assinável
3. No pop-up, clique em Fazer upload de PDF para assinatura
4. Escolha seu documento e clique em Abrir
5. Isso abrirá uma janela para redigir um e-mail e inserirá o link de assinatura do documento. Escreva seu e-mail normalmente e, ao terminar, clique em Enviar.
Na janela de composição
1. No Gmail, clique em Escrever para criar um novo e-mail.
2. Clique no ícone de Configurações do Mailsuite e depois clique em Documento para assinatura.
3. Clique em Fazer upload de PDF para assinatura e procure o PDF que deseja que seja assinado no pop-up. Quando o tiver selecionado, clique em Abrir.
4. Em seguida, um botão será adicionado ao rascunho do e-mail dizendo Clique aqui para assinar o documento. Isso permitirá que o destinatário acesse e assine o documento.
Como o PDF pode ser assinado?
Quando o destinatário abre o PDF rastreado, ele verá na parte inferior da tela uma opção para assinar o documento.
Se ele clicar em Adicionar assinatura, uma janela se abrirá e ele poderá desenhar a assinatura e adicioná-la ao documento.
Depois que o documento PDF for assinado, o destinatário pode enviá-lo de volta para você automaticamente clicando em Sim, enviar.
O destinatário também receberá uma cópia do documento PDF assinado.
O que acontece quando o PDF rastreado e assinável é enviado de volta?
Quando alguém envia um PDF assinado para você, receberá um alerta por e-mail com um link para o PDF assinado. Você pode clicar em Ver PDF assinado para ver o documento assinado ou Ver histórico completo de tracking do e-mail para ver os dados de tracking associados a esse e-mail, incluindo quando o PDF foi assinado.
No seu painel do Mailsuite, a assinatura também será registrada na atividade de tracking do e-mail que foi enviado com o PDF assinável rastreado.
Você pode ver o status de todos os documentos enviados para assinatura na página Documentos do seu painel do Mailsuite.
Escolhendo entre a entrega de documento com um único signatário ou vários signatários
Ao adicionar um documento para assinatura, os usuários agora podem escolher como querem receber os documentos assinados — individualmente, conforme cada signatário completa sua parte, ou como um único documento depois que todos assinarem.
Duas opções de entrega:
1. Um único documento com todas as assinaturas (modo de múltiplos signatários - configuração padrão)
-
- Você receberá um único documento que inclui as assinaturas de todos os destinatários.
- Esse documento só é enviado depois que todos assinarem.
2. Um documento por signatário (modo de assinatura única)
- Você receberá um documento separado para cada destinatário, contendo apenas a assinatura individual dele.
- Conforme cada pessoa assina, você receberá o documento assinado imediatamente.
Por padrão, todos os destinatários devem assinar antes que o documento seja considerado totalmente assinado, e o solicitante receberá uma única versão final com todas as assinaturas.
Se preferir receber os documentos assinados individualmente conforme cada pessoa assina, basta marcar a caixa ao fazer upload do documento para assinatura.
Perguntas frequentes
É possível adicionar mais de uma assinatura ao documento PDF?
Sim, é possível adicionar várias assinaturas ao documento PDF e em vários locais.
A assinatura pode ser alterada?
Sim, o destinatário pode editar a assinatura e/ou adicionar uma nova assinatura antes de devolver o documento assinado ao remetente. A assinatura não pode ser alterada depois que o signatário concluir o processo de assinatura.
É possível assinar um PDF rastreado em um dispositivo móvel?
Sim, os PDFs rastreados podem ser assinados em um dispositivo móvel. Você pode desenhar a assinatura com o dedo.
Como adicionar mais assinaturas ao PDF depois da primeira?
Você precisa clicar na assinatura no canto inferior esquerdo da tela e arrastá-la até o local onde deseja colocá-la no documento PDF.
Qual é o tamanho máximo de PDF que pode ser assinado?
Os PDFs podem ter no máximo 10 MB.
Os documentos assinados com o Mailsuite têm validade legal e são válidos para uso profissional ou jurídico?
Sim, os documentos assinados com o Mailsuite têm validade legal e estão em conformidade com as principais estruturas legais, como o ESIGN Act nos EUA e o Regulamento eIDAS na UE, tornando-os válidos tanto para uso profissional quanto jurídico. O Mailsuite usa um fluxo de assinatura avançado que inclui tanto uma assinatura visual (uma assinatura desenhada à mão no PDF) quanto uma assinatura digital emitida pelo Mailsuite, que fornece validação e autenticidade adicionais.
A assinatura digital garante a integridade do documento e verifica que ele não foi alterado após a assinatura. Para ver essa assinatura digital e seus detalhes, você pode usar ferramentas como o Adobe Acrobat Reader.
Ao revisar os detalhes da assinatura no Acrobat Reader, o campo chamado "Field" no Painel de Assinaturas corresponde ao código mostrado no campo "Private Document ID" dentro da trilha de auditoria gerada pelo Mailsuite. Esse ID ajuda a verificar a autenticidade do documento assinado, cruzando-o com o identificador único no registro de auditoria.
Para mais informações, visite nosso Guia Legal para Assinatura Eletrônica ou entre em contato com nossa equipe de suporte.