Sind Mailsuites elektronische Signaturen rechtsverbindlich?

Elektronische Signaturen werden immer beliebter, weil sie schneller einzuholen sind als handschriftliche Unterschriften, kostengünstiger sind, da sie weniger Ressourcen und Zeit erfordern, und weil sie genau wie handschriftliche Unterschriften rechtsverbindlich sein können. Tatsächlich können sie in manchen Fällen sogar sicherer sein, da sie weniger anfällig für Fälschungen sind.

In diesem Artikel erfährst du, was elektronische Signaturen genau sind, welche Anforderungen sie erfüllen müssen, um rechtsverbindlich zu sein, wie die elektronischen Signaturen von Mailsuite funktionieren und welche Dokumenttypen elektronisch signiert werden können – und welche nicht.

Was sind elektronische Signaturen?

Gemäß dem US-amerikanischen Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act und dem Uniform Electronic Transactions Act (UETA) sind elektronische Signaturen „jeder elektronische Ton, jedes Symbol oder jeder Prozess, der mit einem Datensatz verknüpft oder logisch verbunden ist und von einer Person mit der Absicht, den Datensatz zu unterzeichnen, ausgeführt oder übernommen wird“.

Mit anderen Worten: Elektronische Signaturen gibt es in vielen verschiedenen Formen – vom Ankreuzen eines „Ich stimme zu“-Kästchens auf einer Website über das Unterschreiben mit dem Finger auf einem Mobilgerät bis hin zur Eingabe einer PIN-Nummer oder der Nutzung einer robusteren E-Signatur-Lösung wie Mailsuite.

Anforderungen, damit elektronische Signaturen rechtsverbindlich sind

Die Anforderungen an rechtsgültige elektronische Signaturen variieren je nach Gerichtsbarkeit und manchmal auch je nach Branche. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die USA, wo elektronische Signaturen vier wesentliche Anforderungen erfüllen müssen, um als gültig anerkannt zu werden:

1. Zeigt die Absicht: Elektronische Signaturen sind nur gültig, wenn jede Partei beabsichtigt hat, das jeweilige Dokument zu unterzeichnen.
2. Zeigt die Zustimmung zur elektronischen Geschäftsabwicklung: Jede Partei muss der elektronischen Unterschrift zustimmen. Für Geschäfte zwischen Unternehmen gibt es verschiedene Möglichkeiten, diese Zustimmung einzuholen, aber schriftlich ist immer die sicherste Methode. Bei einzelnen Verbrauchern gelten strengere Anforderungen an die Zustimmung, achte also darauf, die örtlichen Vorschriften zu prüfen, um dies korrekt umzusetzen.
3. Verknüpft die Signatur mit einem Dokument: Die Software oder das Tool, das die Parteien zum elektronischen Unterzeichnen eines Dokuments verwenden, muss einen Datensatz erstellen, der zeigt, wie die Signatur erstellt wurde. Das kann ein Text oder ein Bild sein, das dem Dokument hinzugefügt wird und belegt, dass es elektronisch unterschrieben wurde.
4. Ermöglicht die Aufbewahrung des Datensatzes: Alle Parteien müssen in der Lage sein, eine Kopie des unterzeichneten Dokuments aufzubewahren und genau zu reproduzieren.

Die E-Signatur-Funktion von Mailsuite erfüllt diese Anforderungen, wie du im nächsten Abschnitt sehen wirst.

So funktionieren die elektronischen Signaturen von Mailsuite

Mailsuite macht das Versenden von Dokumenten zur Unterschrift und das Unterzeichnen von Dokumenten ganz einfach. Kurz gesagt: Der Absender hängt über Mailsuite ein Dokument zur Unterschrift an seine E-Mail an und sendet die E-Mail dann wie gewohnt. Der Empfänger stimmt dann der elektronischen Unterschrift zu, indem er auf eine Schaltfläche in der erhaltenen E-Mail klickt, und folgt den Anweisungen, um das Dokument zu unterzeichnen.

Sobald der Empfänger seine Unterschrift bestätigt, wird sowohl dem Absender als auch dem Empfänger eine Kopie des unterzeichneten Dokuments per E-Mail zugesendet, und es steht ein vollständiges Prüfprotokoll zur Verfügung. Den gesamten Ablauf zum Versenden von Dokumenten zur Unterschrift findest du in dieser Anleitung.

Du kannst die Prüfprotokoll-Daten der Signatur von Mailsuite nutzen, um die Unterschrift auf deinem Dokument zu überprüfen. Das Prüfprotokoll umfasst:

• Name und E-Mail-Adresse von Absender und Empfänger
• Eine private Dokument-ID und einen sicheren Validierungscode
• Signaturstatus (Dokumentname, wer es unterschrieben hat und wann)
• Nachweishistorie (IP-Adressen, Zugriffsdatum, verwendetes Gerät und durchgeführte Aktion)

Mit Mailsuite ist das Versenden eines Dokuments zur Unterschrift und das Unterzeichnen eines Dokuments ganz einfach und dauert nur wenige Sekunden. Außerdem erfüllt es alle im vorherigen Abschnitt genannten Anforderungen.

Welche Dokumenttypen können elektronisch unterschrieben werden?

Elektronische Signaturen können weltweit rechtlich für eine Vielzahl von Geschäftsdokumenten verwendet werden. Es ist jedoch immer wichtig, sicherzustellen, dass elektronische Signaturen in deinem speziellen Fall zulässig sind, insbesondere in deinem Geschäftsland und deiner Branche. Hier sind einige Beispiele für Dokumente, bei denen elektronische Signaturen in der Regel akzeptiert werden:

• Beschäftigung: Stellenangebote, Arbeitsverträge, Aktualisierungen von Mitarbeiterrichtlinien
• Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)
• B2B: Ausschreibungen oder Angebotsanfragen, Kaufverträge, Rahmenverträge (MSAs), Bestellungen und Leistungsbeschreibungen
• Immobilien und andere Eigentumswerte: Eigentumsübertragungen, Mietverträge und Hypothekendokumente
• Banking und Finanzen: Bankkontodokumente, Darlehensverträge, Versicherungsanträge und Versicherungsansprüche

Welche Dokumenttypen können NICHT elektronisch unterschrieben werden?

Auch wenn viele alltägliche Geschäftsdokumente für elektronische Signaturen geeignet sind, gibt es immer Ausnahmen. Auch hier gilt: Prüfe unbedingt, welche Dokumenttypen in deinem speziellen Fall rechtlich elektronisch unterschrieben werden können. Hier sind einige Beispiele für Dokumente, die in den USA nicht elektronisch unterschrieben werden können:

• Gerichtsdokumente: Scheidungsurkunden und familienrechtliche Dokumente, Testamente und Trusts, Gerichtsbeschlüsse und andere offizielle Gerichtsdokumente
• Kündigungs- und Verzugsmitteilungen: Kündigung von Versorgungsleistungen, Verzugsmitteilungen, Zwangsvollstreckung oder Zwangsräumung aus dem Hauptwohnsitz, Kündigung von Kranken- oder Lebensversicherungen
• Gesundheit und Sicherheit: Produktrückrufmitteilungen, Lizenzen und andere für den Transport gefährlicher Stoffe erforderliche Dokumente

Erfahre mehr über das Tracking und Signieren von Dokumenten mit Mailsuite:

• So signierst du ein mit Mailsuite gesendetes Dokument
• Das E-Signatur-Prüfprotokoll von Mailsuite
• Dokumentanalysen in Mailsuite
• Die Funktionen von Mailsuite zum sicheren Teilen von PDFs

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Zuletzt aktualisiert: 14. Januar 2025